Velkommen til fremtiden med daglig oppdatert regnskap

Flere spør hvorfor ikke alle regnskapskontor tar i bruk skybasertregnskapssystem, når kundene ønsker tilgang til daglig oppdatert regnskap. Andre spør hva er fordelen med skybasert regnskapssystem.
Vi bruker regnskapssystemet 24SevenOffice og foretar daglig bokføring for våre kunder etter hvert som vi mottar bilag (direkte fra leverandørene og kunden) og bankinnbetalinger. Hver morgen kl 0800 er alle bankinnbetalinger oppdatert og kundereskontroene er ajour.

Regnskapsførerrollen i år 2017 er å gi kundeeffektivisering og daglig oppdatertregnskap.

Som regnskapsfører har vi en minst like viktig rolle å holde våre kunders regnskap daglig oppdatert med korrekt informasjon. I tillegg skal vi forenkle og redusere tidsforbruket for våre kunder med flere timer pr måned. I dag har vi en hurtig informasjonsflyt og ingen kan ta beslutninger uten å ha oppdatert informasjon. Dermed må også daglig leder/økonomi ansvarlig ha daglig tilgang regnskapet. Tiden med regnskapsrapporter med flere måneder gamle regnskapsinformasjon er heldigvis forbi, og kan sammenlignes med å lese lokalavisa etter flere måneder. Vi tok i bruk skybasert regnskapssystem for 3 år siden. En av flere grunner til å få skybasert regnskapssystem er at regnskapskunder ønsker hurtig tilgang til daglig oppdatert regnskap. I tillegg bruker kunde mindre tid på sortering og arbeid med papirbilag. I bankmodulen til 24SevenOffice se fakturaene før dem godkjennes til utbetaling. I dag er alle vant å finne informasjon på nettet når det er ønskelig. Det samme begynner å gjelde bedriftenes regnskap. For en daglig leder er det nærmest uaktuelt at regnskapet ikke er daglig oppdatert med bankutbetalingsliste og kundereskontro. Like viktig er oppfølging av utestående fordring med automatisk varling og oversendelse til inkasso når fordringene er forfalte.

Svært tidkrevende å flytte data til skybasert regnskapssystem.

Både vår bransjeorganisasjon Regnskap Norge og BDO med flere skjønner ikke hvorfor bare 19 % av landets regnskapskontor har tatt i bruk skybasert regnskapssystem som gir kunden direkte tilgang til systemet med daglig oppdatert regnskap. I Australia til sammenligning har 80 % av regnskapskontorene skybasert regnskapssystem. Erfaring fra Australia, Norge og egen erfaring viser at arbeidsmengden går kraftig opp de 2 første årene etter at skybasert regnskapssystem tas i bruk. Implementeringen og overføring av data er svært krevende. For at vi skulle kunne foreta gjennomføring av implementeringen uten at det skulle gå ut over våre kunder måtte vi redusere kundeporteføljen. Det var med andre ord to år med stort tap for vårt regnskapskontor. Etter 2 år fikk vi effektiviseringsgevinst men viktigst av alt er at kundene har fått tilgang til et moderne regnskapssystem. Vår bransjeorganisasjon Regnskap Norge mener at regnskapskontor som ikke har fått skybasert regnskapssystem inn 3 til 4 år vil tape kunder og nærmest bli borte. Regnskap Norge sier at det er ikke de største som vinner men de raskeste til å omstille seg.

Regnskapskunder flytter fra regnskapskontor uten skybasertregnskapssystem.

Vi merker allerede at vi har begynt å få kunder fra regnskapskontor som ikke vil investere i skybasert regnskapssystem. Nå har vi kapasitet til å ta inn nye kunder. Samtidig er vi svært forsiktig med intakt av nye kunder fordi alt skal være på plass for en ny kunder før vi tar inn ytterligere kunder.

Implementering av nye kunder i løpet av en uke.

Selv om vi klarer å ha ny kunder klar i regnskapssystemet slik at dem kan betale faktura fra bankmodulen, fakturere og vi foretar bokføring i løpet av ei uke må vi bruk nærmere en måned før vi har kvalitetssikret at alle overføringen fra tidligere regnskapsfører er overført og avstemt. Derfor tar vi inn maks en kunde pr måned. Når vi gir tilbud gjelder tilbudet kun i 7 dager fordi pågangen for å bli kunde hos oss er økende. Utfordringen for regnskapsførere for fremtiden er å komme seg over på skybasert regnskapssystem så fort som mulig og starte implementering av alle kundene. For at det skal være mulig må regnskapskontorene ha medarbeidere med god datainnsikt. Rapporter med data, varer/produkt, kunder/leverandører og reskontroene må tas ut av gammelt system og omarbeides ved bruk av Excel for import til skybasert regnskapssystem, Er svært glad for å at vi hadde et lite regnskapskontor da vi tok overgang til skybasert regnskapssystem. I dag vil ingen av våre medarbeidere tilbake til det gamle systemet selv om dem lengtet etter det mens implementeringen pågikk. I dag kan vi tilby eksisterende og nye kunder tilgang i 24SevenOffice regnskapssystem som er et av markedets beste og svært selvforklarende med mulighet til å tilknyttes mange andre systemer som lønn, kassa funksjon, SmartDok, inkasso mm.